员工档案留存表怎么填报

员工档案留存表的填报需要根据员工类型和档案存放要求进行区分，以下是具体填报指南：

一、表格结构设计

基础信息模块

包含姓名、工号、入职日期、离职日期、性别、出生日期、身份证号码、联系方式（手机号/邮箱）等必要字段。

教育背景模块

记录最高学历（如博士、硕士、本科）、毕业院校、专业、学历认证文件（如毕业证、学位证）等。

工作经历模块

涵盖入职部门、职位、工作内容、工作年限、离职证明等。

其他重要文件模块

包括职称证书、英语等级证书、体检报告、照片（一寸4张）、试用期协议、保密协议等。

二、填写注意事项

信息准确性

- 姓名、身份证号、联系方式需与员工证件完全一致，避免使用简称或英文拼写。

- 日期格式需统一为“年-月-日”，出生日期需与身份证信息对应。

完整性

- 所有必填项（如身份证号、入职日期）必须填写完整，缺失可能导致档案无法使用。

- 离职员工需填写离职证明原件或复印件。

规范性

- 使用加粗字体标注表头，通过合并单元格居中总标题。

- 行列调整要规范，确保数据对齐。

三、特殊情况处理

档案存放地点：

在职员工填写单位名称；离职但档案未转移的填写原单位或现存档机构（如人才市场）；学生或应届毕业生填写学校名称。

信息变更：员工信息变动需及时更新档案，离职后原单位应及时通知新单位转移档案。

四、示例模板（部分内容）

| 姓名 | 工号 | 入职日期 | 职位 | 身份证号 | 联系电话 | 学历 | 毕业院校 | 入职单位 |

|------|------|----------|------|----------|----------|------|----------|----------|

| 张三 | 001 | 2020-01-15 | 软件工程师 | 110105199001011234 | 13800138000 | 本科 | 北大 | XX公司 |

五、审核与存档

1. 填写完成后需由人力资源部门审核，确保信息无误。

2. 电子档案需定期备份，纸质档案需分类存放在档案室或指定机构。

通过以上步骤，可确保员工档案的规范性和完整性，便于后续人事管理。